Политика конфиденциальности для кандидатов и работников

1. Администратор данных

Администратором персональных данных кандидатов и работников является:

После направления на работу часть данных передаётся работодателю-пользователю, то есть компании, в которой выполняется работа. Эта компания становится отдельным администратором в той мере, в какой она обрабатывает данные для целей организации работы и безопасности на своей территории. Название и контактные данные работодателя-пользователя мы сообщаем до начала работы.

2. Какие данные мы собираем

2.1. Этап подбора

Заявки мы принимаем через форму на сайте (имя и фамилия, номер телефона, адрес электронной почты, если вы его укажете, интересующее направление), по электронной почте, по телефону, а также во время собеседований. На этом этапе мы обрабатываем:

• имя и фамилию, дату рождения,
• контактные данные: номер телефона, адрес электронной почты, почтовый адрес,
• гражданство и информацию об имеющемся основании для пребывания,
• образование, историю предыдущего трудоустройства, квалификации и профессиональные допуски,
• знание языков,
• пожелания относительно должности, местоположения и условий работы,
• прочую информацию, содержащуюся в присланных документах для подачи заявки.

Просим не присылать в документах для подачи заявки информацию, о которой мы не спрашиваем, в частности данные о состоянии здоровья, происхождении, взглядах, вероисповедании, членстве в профсоюзе, а также фотографию. Если такая информация окажется в заявке, мы считаем, что она передана добровольно, и удаляем её из документации.

2.2. Легализация пребывания и работы

Лицам из стран за пределами Европейского союза мы помогаем выполнить формальности, связанные с пребыванием, и получить основание для легальной работы. Это требует обработки данных, которые мы не собирали бы в ином случае:

• серия и номер проездного документа, дата и место выдачи, срок действия,
• данные визы или иного основания для пребывания, в том числе карты пребывания (karta pobytu),
• номер PESEL, если он был присвоен,
• адрес регистрации или места пребывания на территории Польши,
• данные, содержащиеся в заявлении о поручении выполнения работы (oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy) или в разрешении на работу,
• документы, подтверждающие квалификации, необходимые на данной должности.

2.3. Трудоустройство

После подписания договора мы дополнительно обрабатываем данные, необходимые для расчётов за работу и подачи сведений в государственные органы: номер банковского счёта, данные для регистрации в системе социального и медицинского страхования, данные налоговой инспекции, информацию о рабочем времени и отсутствиях, а также, если работник их сообщит, данные лиц, имеющих право на пособия.

2.4. Проживание

Если вы пользуетесь организованным нами проживанием, мы обрабатываем данные, необходимые для предоставления места и расчёта расходов, а также передаём имя, фамилию и период проживания организации, управляющей объектом.

3. Данные о здоровье и несудимости

Медицинские осмотры. Перед допуском к работе мы направляем на профилактические медицинские осмотры. Мы получаем только заключение о способности выполнять работу на данной должности. Результаты осмотров и информацию о диагнозах мы не получаем. Основанием для обработки заключения является обязанность, вытекающая из норм трудового права.

Информация о несудимости. Справку о несудимости мы требуем только на должностях, для которых такая обязанность вытекает из специальных норм или из требований работодателя-пользователя, основанных на нормах права. Вне этих случаев о несудимости мы не спрашиваем.

Данные об инвалидности. Мы обрабатываем их только тогда, когда они переданы добровольно для использования прав работника или приспособления рабочего места.

4. Цели и правовые основания

5. Как долго мы храним данные

• Заявки без трудоустройства: до окончания подбора, по которому поступила заявка. С согласия мы сохраняем их для будущих подборов в течение 12 месяцев, после чего удаляем.
• Кадровая документация: 10 лет с конца календарного года, в котором закончились трудовые отношения. Для трудоустройства до 2019 года этот срок может быть дольше и вытекать из прежних норм.
• Документы по легализации: в течение срока, требуемого нормами об иностранцах, и для возможной проверки, не короче срока выполнения работы, увеличенного на срок исковой давности.
• Расчётные и налоговые документы: 5 лет с конца года, в котором возникла налоговая обязанность.
• Данные о проживании: в течение периода пользования местом и времени расчёта расходов.

6. Кому мы передаём данные

Данные кандидатов и работников мы не продаём и не используем в маркетинговых целях. Мы передаём их только там, где это необходимо:

7. Откуда у нас данные

Данные поступают прежде всего от лица, которого они касаются, то есть от вас.

Подбор за пределами Польши. Мы ведём подбор также в странах происхождения кандидатов, в сотрудничестве с местными партнёрами по подбору. Если ваша заявка поступила к нам этим путём, мы получаем от партнёра данные, которые вы сами ему передали: имя и фамилию, контактные данные, гражданство, сведения об образовании и профессиональном опыте, а также об имеющихся профессиональных допусках. При первом контакте мы сообщаем, от кого получили заявку.

Партнёр по подбору, работающий за пределами Европейской экономической зоны (ЕЭЗ), остаётся отдельным администратором данных в рамках собственной деятельности. Правила, по которым он обрабатывает данные, определяет его собственная информация, предоставляемая при подаче заявки.

Передача данных за пределы Европейской экономической зоны (ЕЭЗ). Как правило, данные мы обрабатываем на территории Польши. Контакт с партнёром по подбору в стране вашего происхождения может быть связан с передачей данных за пределы этой зоны, в объёме, необходимом для подтверждения заявки и согласования условий выезда. Это осуществляется на основании стандартных договорных положений, утверждённых Европейской комиссией, или, когда это напрямую связано с исполнением договора с вами, на основании ст. 49 п. 1 лит. b GDPR (RODO). Копию применённых мер защиты мы предоставляем по запросу.

Данные мы проверяем также в публичных реестрах и в органах, ведущих производства по легализации, в той мере, в какой это допускают нормы.

8. Права

Вы имеете право на:

• доступ к своим данным и получение их копии,
• исправление неправильных данных или дополнение неполных,
• удаление данных, если у нас нет обязанности дальше их хранить,
• ограничение обработки,
• переносимость данных, обрабатываемых на основании договора или согласия,
• возражение против обработки, основанной на законном интересе,
• отзыв согласия в любой момент, без влияния на законность обработки, осуществлённой до его отзыва.

Обращения мы принимаем по адресу p.jakubiszyn@back2work.pl и по телефону. Мы отвечаем самое позднее в течение месяца.

Использование прав не влияет на ход подбора и на условия трудоустройства.

Вы также имеете право подать жалобу Председателю Управления по защите персональных данных (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Жалобу вы можете подать также в надзорный орган государства вашего обычного пребывания.

По вашей просьбе мы объясним содержание этого документа в разговоре, на языке, которым вы пользуетесь.

9. Обязательно ли предоставление данных

Предоставление данных, указанных в нормах трудового права, и данных, необходимых для легализации пребывания и работы, является условием трудоустройства. Без них мы не можем заключить договор или направить на работу.

Остальную информацию, в том числе согласие на сохранение заявки для будущих подборов, вы передаёте добровольно. Её отсутствие не влечёт никаких негативных последствий.

Мы не принимаем решений исключительно в автоматизированном порядке. О соответствии кандидатуры заказу решает рекрутер.

10. Безопасность

Документы мы храним в системах с контролем доступа, а доступ имеют только уполномоченные лица, в объёме, вытекающем из их обязанностей. Служебные учётные записи защищены двухфакторной аутентификацией. Копии документов, удостоверяющих личность, мы делаем только тогда, когда этого требует производство по легализации, и удаляем их после того, как эта необходимость отпадает. С организациями, обслуживающими наши процессы, заключены договоры поручения обработки данных.