Політика конфіденційності для кандидатів і працівників

1. Адміністратор даних

Адміністратором персональних даних кандидатів і працівників є:

Після скерування на роботу частина даних потрапляє до роботодавця-користувача, тобто компанії, в якій виконується робота. Ця компанія стає окремим адміністратором у тому обсязі, в якому обробляє дані для організації роботи та безпеки на своїй території. Назву та контактні дані роботодавця-користувача ми передаємо до початку роботи.

2. Які дані ми збираємо

2.1. Етап підбору

Заявки ми приймаємо через форму на сайті (ім'я та прізвище, номер телефону, адреса електронної пошти, якщо ви її вкажете, напрям зацікавлення), електронною поштою, телефоном та під час співбесід. На цьому етапі ми обробляємо:

• ім'я та прізвище, дату народження,
• контактні дані: номер телефону, адресу електронної пошти, адресу для листування,
• громадянство та інформацію про наявну підставу перебування (tytuł pobytowy),
• освіту, історію попереднього працевлаштування, кваліфікацію та професійні допуски,
• знання мов,
• очікування щодо посади, місця розташування й умов роботи,
• іншу інформацію, що міститься в надісланих документах для подання заявки.

Просимо не надсилати в документах для подання заявки інформацію, про яку ми не запитуємо, зокрема даних про стан здоров'я, походження, погляди, віросповідання, членство в профспілках, а також фотографії. Якщо така інформація потрапить до заявки, ми вважаємо, що її передано добровільно, і видаляємо її з документації.

2.2. Легалізація перебування та роботи

Особам із країн поза Європейським Союзом ми допомагаємо виконати формальності щодо перебування й отримати підставу для легальної роботи. Це вимагає обробки даних, яких ми б не збирали в іншому випадку:

• серія та номер проїзного документа, дата й місце видачі, строк дії,
• дані візи або іншої підстави перебування, зокрема посвідки на проживання (karta pobytu),
• номер PESEL, якщо його було присвоєно,
• адреса реєстрації або місця перебування на території Польщі,
• дані, що містяться в заяві про доручення виконання роботи іноземцю (oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi) або в дозволі на роботу (zezwolenie na pracę),
• документи, що підтверджують кваліфікацію, потрібну на відповідній посаді.

2.3. Працевлаштування

Після підписання договору ми додатково обробляємо дані, необхідні для розрахунку оплати праці та офіційних повідомлень: номер банківського рахунку, дані для реєстрації в системі соціального та медичного страхування, дані податкової служби, інформацію про робочий час і відсутності та, якщо працівник їх повідомить, дані осіб, які мають право на виплати.

2.4. Житло

Якщо ви користуєтеся організованим нами житлом, ми обробляємо дані, необхідні для надання місця та розрахунку витрат, а також передаємо ім'я, прізвище та період перебування суб'єкту, який керує об'єктом.

3. Дані про здоров'я та несудимість

Медичні огляди. Перед допуском до роботи ми скеровуємо на профілактичні медичні огляди. Ми отримуємо виключно висновок про здатність виконувати роботу на відповідній посаді. Результатів досліджень чи інформації про діагнози ми не отримуємо. Підставою обробки висновку є обов'язок, що випливає з норм трудового права.

Інформація про несудимість. Довідку про несудимість ми вимагаємо виключно на посадах, для яких такий обов'язок випливає зі спеціальних норм або з вимог роботодавця-користувача, що мають підґрунтя в нормах права. Поза цими випадками про несудимість ми не запитуємо.

Дані про інвалідність. Ми обробляємо їх лише тоді, коли їх передано добровільно з метою скористатися правами працівника або пристосувати робоче місце.

4. Цілі та правові підстави

5. Як довго ми зберігаємо дані

• Заявки без працевлаштування: до завершення підбору, на який надійшла заявка. За згодою ми зберігаємо їх для майбутніх підборів протягом 12 місяців, після чого видаляємо.
• Кадрова документація: 10 років, починаючи від кінця календарного року, в якому завершилися трудові відносини. Для працевлаштування до 2019 року цей строк може бути довшим і випливати з попередніх норм.
• Легалізаційна документація: протягом строку, потрібного за нормами про іноземців, та для потреб можливої перевірки, не менше ніж протягом часу виконання роботи, збільшеного на строк давності.
• Розрахункові та податкові документи: 5 років від кінця року, в якому виник податковий обов'язок.
• Дані щодо житла: протягом періоду користування місцем та протягом часу розрахунку витрат.

6. Кому ми передаємо дані

Дані кандидатів і працівників ми не продаємо й не використовуємо в маркетингових цілях. Передаємо їх виключно там, де це необхідно:

7. Звідки ми маємо дані

Дані походять насамперед від особи, якої вони стосуються, тобто від вас.

Підбір поза Польщею. Ми проводимо підбір також у країнах походження кандидатів, у співпраці з місцевими рекрутинговими партнерами. Якщо ваша заявка потрапила до нас цим шляхом, ми отримуємо від партнера дані, які ви самі йому передали: ім'я та прізвище, контактні дані, громадянство, інформацію про освіту й професійний досвід та про наявні професійні допуски. Під час першого контакту ми повідомляємо, від кого отримали заявку.

Рекрутинговий партнер, що діє поза Європейським економічним простором, залишається окремим адміністратором даних у межах власної діяльності. Правила, за якими він обробляє дані, визначає його власна інформація, що надається під час подання заявки.

Передання даних за межі Європейського економічного простору. Дані ми, як правило, обробляємо на території Польщі. Контакт із рекрутинговим партнером у країні вашого походження може бути пов'язаний із передаванням даних за межі цього простору, в обсязі, необхідному для підтвердження заявки й погодження умов виїзду. Це відбувається на підставі стандартних договірних положень, затверджених Європейською комісією, або, коли це безпосередньо стосується виконання договору з вами, на підставі ст. 49 ч. 1 літ. b GDPR. Копію застосованих гарантій надаємо на вимогу.

Дані ми перевіряємо також у публічних реєстрах і в органів, що ведуть легалізаційні провадження, в обсязі, який дозволяють норми права.

8. Права

Ви маєте право на:

• доступ до своїх даних і отримання їх копії,
• виправлення неправильних даних або доповнення неповних,
• видалення даних, якщо ми не зобов'язані й надалі їх зберігати,
• обмеження обробки,
• перенесення даних, які обробляються на підставі договору або згоди,
• заперечення проти обробки, що ґрунтується на законному інтересі,
• відкликання згоди в будь-який момент, без впливу на законність обробки до її відкликання.

Звернення ми приймаємо за адресою p.jakubiszyn@back2work.pl та телефоном. Відповідаємо не пізніше ніж протягом місяця.

Користування правами не впливає на перебіг підбору та на умови працевлаштування.

Ви також маєте право подати скаргу до Голови Управління із захисту персональних даних (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Скаргу можна подати також до наглядового органу в державі вашого звичайного місця перебування.

На ваше прохання ми пояснимо зміст цього документа в розмові, мовою, якою ви послуговуєтеся.

9. Чи є надання даних обов'язковим

Надання даних, зазначених у нормах трудового права, та даних, необхідних для легалізації перебування й роботи, є умовою працевлаштування. Без них ми не можемо укласти договір чи скерувати на роботу.

Решту інформації, зокрема згоду на збереження заявки для майбутніх підборів, ви надаєте добровільно. Відсутність цих даних не спричиняє жодних негативних наслідків.

Ми не ухвалюємо рішень виключно в автоматизований спосіб. Рішення про відповідність кандидатури замовленню ухвалює рекрутер.

10. Безпека

Документи ми зберігаємо в системах із контролем доступу, а доступ мають виключно уповноважені особи, в обсязі, що випливає з їхніх обов'язків. Службові облікові записи захищені двофакторною автентифікацією. Копії документів, що посвідчують особу, ми виготовляємо лише тоді, коли цього вимагає легалізаційне провадження, і видаляємо їх після того, як потреба відпадає. З суб'єктами, що обслуговують наші процеси, укладено договори доручення обробки даних.