Polityka prywatności dla kandydatów i pracowników

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych kandydatów i pracowników jest:

Po skierowaniu do pracy część danych trafia do pracodawcy użytkownika, czyli firmy, w której wykonywana jest praca. Ta firma staje się odrębnym administratorem w zakresie, w jakim przetwarza dane na potrzeby organizacji pracy i bezpieczeństwa na swoim terenie. Nazwę i dane kontaktowe pracodawcy użytkownika przekazujemy przed rozpoczęciem pracy.

2. Jakie dane zbieramy

2.1. Etap rekrutacji

Zgłoszenia przyjmujemy przez formularz na stronie (imię i nazwisko, numer telefonu, adres e‑mail, jeśli go podasz, obszar zainteresowania), pocztą elektroniczną, telefonicznie oraz podczas rozmów rekrutacyjnych. Na tym etapie przetwarzamy:

• imię i nazwisko, datę urodzenia,
• dane kontaktowe: numer telefonu, adres e‑mail, adres do korespondencji,
• obywatelstwo oraz informacje o posiadanym tytule pobytowym,
• wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, kwalifikacje i uprawnienia zawodowe,
• znajomość języków,
• oczekiwania dotyczące stanowiska, lokalizacji i warunków pracy,
• pozostałe informacje zawarte w przesłanych dokumentach aplikacyjnych.

Prosimy o nieprzesyłanie w dokumentach aplikacyjnych informacji, o które nie pytamy, w szczególności danych o stanie zdrowia, pochodzeniu, poglądach, wyznaniu, przynależności związkowej ani zdjęcia. Jeżeli takie informacje znajdą się w zgłoszeniu, uznajemy, że zostały przekazane dobrowolnie, i usuwamy je z dokumentacji.

2.2. Legalizacja pobytu i pracy

Osobom spoza Unii Europejskiej pomagamy dopełnić formalności pobytowych i uzyskać podstawę do legalnej pracy. Wymaga to przetwarzania danych, których nie zbieralibyśmy w innym przypadku:

• seria i numer dokumentu podróży, data i miejsce wydania, termin ważności,
• dane wizy lub innego tytułu pobytowego, w tym karty pobytu,
• numer PESEL, jeżeli został nadany,
• adres zameldowania lub miejsca pobytu na terytorium Polski,
• dane zawarte w oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy lub w zezwoleniu na pracę,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane na danym stanowisku.

2.3. Zatrudnienie

Po podpisaniu umowy przetwarzamy dodatkowo dane niezbędne do rozliczenia pracy i zgłoszeń urzędowych: numer rachunku bankowego, dane do zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, dane urzędu skarbowego, informacje o czasie pracy i nieobecnościach oraz, jeżeli pracownik je zgłosi, dane osób uprawnionych do świadczeń.

2.4. Zakwaterowanie

Jeżeli korzystasz z organizowanego przez nas zakwaterowania, przetwarzamy dane niezbędne do przydzielenia miejsca i rozliczenia kosztów, a także przekazujemy imię, nazwisko i okres pobytu podmiotowi zarządzającemu obiektem.

3. Dane o zdrowiu i niekaralności

Badania lekarskie. Przed dopuszczeniem do pracy kierujemy na profilaktyczne badania lekarskie. Otrzymujemy wyłącznie orzeczenie o zdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku. Nie otrzymujemy wyników badań ani informacji o rozpoznaniach. Podstawą przetwarzania orzeczenia jest obowiązek wynikający z przepisów prawa pracy.

Informacja o niekaralności. Zaświadczenia o niekaralności wymagamy wyłącznie na stanowiskach, dla których obowiązek taki wynika z przepisów szczególnych lub z wymagań pracodawcy użytkownika mających oparcie w przepisach. Poza tymi przypadkami o niekaralność nie pytamy.

Dane o niepełnosprawności. Przetwarzamy je tylko wtedy, gdy zostaną przekazane dobrowolnie w celu skorzystania z uprawnień pracowniczych albo dostosowania stanowiska pracy.

4. Cele i podstawy prawne

5. Jak długo przechowujemy dane

• Zgłoszenia bez zatrudnienia: do zakończenia rekrutacji, na którą wpłynęło zgłoszenie. Za zgodą zachowujemy je na potrzeby przyszłych rekrutacji przez 12 miesięcy, po czym usuwamy.
• Dokumentacja pracownicza: 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy. Dla zatrudnienia sprzed 2019 roku okres ten może być dłuższy i wynikać z wcześniejszych przepisów.
• Dokumentacja legalizacyjna: przez okres wymagany przepisami o cudzoziemcach oraz na potrzeby ewentualnej kontroli, nie krócej niż przez czas wykonywania pracy powiększony o okres przedawnienia.
• Dokumenty rozliczeniowe i podatkowe: 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.
• Dane dotyczące zakwaterowania: przez okres korzystania z miejsca oraz przez czas rozliczenia kosztów.

6. Komu przekazujemy dane

Danych kandydatów i pracowników nie sprzedajemy ani nie wykorzystujemy w celach marketingowych. Przekazujemy je wyłącznie tam, gdzie jest to niezbędne:

7. Skąd mamy dane

Dane pochodzą przede wszystkim od osoby, której dotyczą, czyli od Ciebie.

Rekrutacja poza Polską. Prowadzimy rekrutację również w krajach pochodzenia kandydatów, we współpracy z lokalnymi partnerami rekrutacyjnymi. Jeżeli Twoje zgłoszenie trafiło do nas tą drogą, otrzymujemy od partnera dane, które sam mu przekazałeś: imię i nazwisko, dane kontaktowe, obywatelstwo, informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym oraz o posiadanych uprawnieniach. Przy pierwszym kontakcie informujemy, od kogo otrzymaliśmy zgłoszenie.

Partner rekrutacyjny działający poza Europejskim Obszarem Gospodarczym pozostaje odrębnym administratorem danych w zakresie własnej działalności. Zasady, na jakich przetwarza dane, określa jego własna informacja przekazywana przy składaniu zgłoszenia.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Dane co do zasady przetwarzamy na terenie Polski. Kontakt z partnerem rekrutacyjnym w kraju Twojego pochodzenia może wiązać się z przekazaniem danych poza ten obszar, w zakresie niezbędnym do potwierdzenia zgłoszenia i uzgodnienia warunków wyjazdu. Odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo, gdy dotyczy to bezpośrednio realizacji umowy z Tobą, na podstawie art. 49 ust. 1 lit. b RODO. Kopię zastosowanych zabezpieczeń udostępniamy na żądanie.

Dane weryfikujemy także w rejestrach publicznych oraz u organów prowadzących postępowania legalizacyjne, w zakresie, w jakim pozwalają na to przepisy.

8. Uprawnienia

Przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych,
• usunięcia danych, jeżeli nie mamy obowiązku ich dalszego przechowywania,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.

Zgłoszenia przyjmujemy pod adresem p.jakubiszyn@back2work.pl oraz telefonicznie. Odpowiadamy najpóźniej w ciągu miesiąca.

Skorzystanie z uprawnień nie wpływa na przebieg rekrutacji ani na warunki zatrudnienia.

Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę możesz złożyć także do organu nadzorczego w państwie swojego zwykłego pobytu.

Na Twoją prośbę wyjaśnimy treść tego dokumentu w rozmowie, w języku, którym się posługujesz.

9. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych wskazanych w przepisach prawa pracy oraz danych niezbędnych do legalizacji pobytu i pracy jest warunkiem zatrudnienia. Bez nich nie możemy zawrzeć umowy ani skierować do pracy.

Pozostałe informacje, w tym zgoda na zachowanie zgłoszenia do przyszłych rekrutacji, przekazujesz dobrowolnie. Ich brak nie powoduje żadnych negatywnych konsekwencji.

Nie podejmujemy decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany. O dopasowaniu kandydatury do zlecenia decyduje rekruter.

10. Bezpieczeństwo

Dokumenty przechowujemy w systemach z kontrolą dostępu, a dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione, w zakresie wynikającym z ich obowiązków. Konta służbowe chronione są uwierzytelnianiem dwuskładnikowym. Kopie dokumentów tożsamości wykonujemy tylko wtedy, gdy wymaga tego postępowanie legalizacyjne, i usuwamy je po ustaniu tej potrzeby. Z podmiotami obsługującymi nasze procesy zawarto umowy powierzenia przetwarzania danych.