Zatrudnienie obywatela Ukrainy
bez błędów formalnych
Zatrudnienie obywatela Ukrainy legalnie przebywającego w Polsce jest możliwe na podstawie powiadomienia powiatowego urzędu pracy, składanego przez praca.gov.pl w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Back2Work prowadzi cały proces: od rekrutacji po dokumenty i kontrolę legalności.
Agencja zatrudnienia z wpisem do rejestru KRAZ 31286.
Przepisy dotyczące obywateli Ukrainy zmieniły się 5 marca 2026 roku, gdy weszła w życie ustawa wygaszająca rozwiązania specustawy. Część uproszczeń została jednak zachowana: pracę można powierzyć na podstawie powiadomienia, bez zezwolenia na pracę, przez 3 lata od 5 marca 2026 roku.
W praktyce formalności są prostsze niż przy zezwoleniach, ale błąd w terminie lub w dokumentach nadal ma skutki. Przygotowujemy je po naszej stronie i przed startem ustalamy, kto składa które dokumenty.
Obowiązki pracodawcy bierzemy na siebie
- 01
Rekrutacja i weryfikacja kandydatów
Szukamy we własnej bazie kandydatów oraz przez aktywne działania rekrutacyjne. Sprawdzamy kwalifikacje, doświadczenie i kompletność dokumentów.
- 02
Kontrola podstawy pobytu i pracy
Weryfikujemy dokumenty potwierdzające legalny pobyt, zanim kandydat zacznie pracę, i pomagamy prowadzić ich kopie zgodnie z wymogami.
- 03
Powiadomienie urzędu pracy
Przygotowujemy powiadomienie o powierzeniu pracy i pilnujemy 7-dniowego terminu od rozpoczęcia pracy. Gdy zatrudniamy pracownika jako agencja pracy tymczasowej, powiadomienie składamy my, a gdy zatrudnia Twoja firma, przygotowujemy je do złożenia.
- 04
Dokumenty przed startem
Przygotowujemy dokumenty zatrudnienia i sprawdzamy ich kompletność jeszcze przed pierwszym dniem pracy.
- 05
Zakwaterowanie i koordynator
Zapewniamy nocleg blisko zakładu. Każdy projekt prowadzi dedykowany koordynator w stałym kontakcie z Tobą i z pracownikami.
Kiedy warto powierzyć formalności agencji
Nagły brak ludzi na linii
Gdy liczy się czas, a dział HR nie ma zasobów na weryfikację dokumentów i powiadomienia. W wielu projektach pierwsze osoby zaczynają pracę w ciągu kilku dni.
Niepewność po zmianach przepisów
Jeśli Twoi pracownicy mieli status UKR lub kartę CUKR i nie wiesz, co zmieniło się w marcu 2026, sprawdzamy to za Ciebie.
Większy zespół z różnymi dokumentami
Przy kilkudziesięciu osobach różnią się podstawy pobytu i terminy. Prowadzimy ewidencję i pilnujemy dat.
Brak własnego działu kadr z doświadczeniem w legalizacji
Zamiast budować kompetencje od zera, korzystasz z naszych. Weryfikujemy dokumenty i pilnujemy terminów powiadomień dla każdej osoby.
Obowiązki pracodawcy: stan prawny na dziś
Od 5 marca 2026 roku obowiązuje ustawa z 23 stycznia 2026 roku o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Polski podmiot powierzający pracę obywatelowi Ukrainy legalnie przebywającemu w Polsce, z ochroną czasową lub bez niej, powiadamia o tym powiatowy urząd pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy, przez system praca.gov.pl.
Przez 3 lata od wejścia ustawy, czyli do 4 marca 2029 r., obywatele Ukrainy legalnie przebywający w Polsce mogą pracować na podstawie powiadomienia, bez zezwolenia na pracę. Ochrona czasowa (status UKR) obowiązuje obecnie do 4 marca 2027 r., dlatego przy każdej osobie sprawdzamy, na jakiej podstawie przebywa w Polsce. Podmiot powierzający pracę przechowuje kopię dokumentu pobytowego przez cały okres pracy oraz przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym umowa się zakończyła.
Przepisy zmieniają się i różne sytuacje (status UKR, karta CUKR, pobyt na innej podstawie) mogą wymagać innego postępowania. Przed zatrudnieniem konkretnej osoby weryfikujemy jej podstawę pobytu i aktualne wymogi na urzędowych stronach.
Cały proces po naszej stronie
Rekrutacja
Docieramy do kandydatów z własnej bazy, ogłoszeń i poleceń.
Weryfikacja
Weryfikujemy kwalifikacje, doświadczenie oraz kompletność dokumentów wymaganych do zatrudnienia.
Legalizacja
Koordynujemy proces legalizacji zatrudnienia oraz przygotowujemy niezbędną dokumentację zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Zakwaterowanie
Organizujemy nocleg blisko zakładu.
Koordynator
Dedykowany koordynator wspiera pracowników i klienta, nadzoruje organizację pracy oraz reaguje na bieżące potrzeby operacyjne.
Najczęstsze pytania
Zawierasz z pracownikiem umowę i w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy składasz powiadomienie do powiatowego urzędu pracy przez praca.gov.pl. Przed startem sprawdzasz legalność pobytu i zachowujesz kopię dokumentu. Back2Work może przejąć te kroki.
Powiadomienie składa polski podmiot powierzający pracę obywatelowi Ukrainy, przez praca.gov.pl. Gdy pracownik jest zatrudniony przez Back2Work jako agencję pracy tymczasowej, to my jesteśmy podmiotem powierzającym pracę i składamy powiadomienie.
W ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez obywatela Ukrainy. Termin liczy się od pierwszego dnia pracy, więc powiadomienie warto przygotować jeszcze przed startem.
Specustawa została wygaszona ustawą, która weszła w życie 5 marca 2026 roku. Część rozwiązań zachowano: obywatele Ukrainy legalnie przebywający w Polsce mogą przez 3 lata od wejścia ustawy pracować na podstawie powiadomienia, bez zezwolenia na pracę.
W okresie przejściowym obywatele Ukrainy legalnie przebywający w Polsce mogą pracować na podstawie powiadomienia, bez zezwolenia na pracę. Konkretną sytuację każdej osoby sprawdzamy przed zatrudnieniem.
Sytuacja takiej osoby zależy od jej obecnej podstawy pobytu. Ochrona czasowa dla obywateli Ukrainy ze statusem UKR obowiązuje obecnie do 4 marca 2027 r., a powiadomienie jako podstawa pracy dla legalnie przebywających obywateli Ukrainy do 4 marca 2029 r. Dla każdej osoby weryfikujemy aktualną podstawę pobytu i doradzamy, jakich dokumentów brakuje, zanim zacznie pracę.
Za niezłożenie powiadomienia o powierzeniu pracy grozi grzywna od 1000 zł do 3000 zł, a za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi wyższe kary. Kontrole prowadzą Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna. Dlatego kontrolujemy terminy, umowy i dokumenty, zanim pracownik zacznie pracę.
Podstawa prawna i źródła
- Zatrudnianie obywateli Ukrainy po 4 marca 2026 r.: wszystko, co pracodawca musi wiedzieć o nowych przepisach (zielonalinia.gov.pl)
- Wygaszenie szczególnych rozwiązań dla obywateli Ukrainy: nowe regulacje od 5 marca 2026 r. (bialystok.pip.gov.pl)
- Nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców: uproszczenia i wyższe kary od czerwca 2025 r. (bialystok.pip.gov.pl)
- Zmiany w ochronie czasowej dla obywateli Ukrainy w Polsce: aktualne zasady po wygaszeniu ustawy (police.praca.gov.pl)
- Zmiany w przepisach dotyczących zatrudnienia obywateli Ukrainy wejdą w życie od 5.03.2026 r. (tarnow.praca.gov.pl)
- Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (Dz.U. 2025 poz. 621, brzmienie pierwotne) (dziennikustaw.gov.pl)
- Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, tekst ujednolicony w ISAP (isap.sejm.gov.pl)
Źródła sprawdzone 1-4.10.2026. Przepisy mogą się zmieniać, przed decyzją sprawdź aktualny stan prawny.
Przeczytaj, zanim zdecydujesz
- Jak zatrudnić cudzoziemcaJak zatrudnić cudzoziemca krok po kroku: sprawdzenie pobytu, wybór podstawy pracy, wniosek na praca.gov.pl, umowa, kopia dokumentu i kontrole.
- Oświadczenie o powierzeniu pracyOświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi: kogo dotyczy, na jak długo, jak je złożyć online i co zmienia się po wpisie do ewidencji.
Zobacz także
Zatrudnianie cudzoziemców
Zatrudnianie cudzoziemców w Back2Work to pełna obsługa: znajdujemy pracowników, weryfikujemy ich dokumenty…
Legalizacja pracy cudzoziemców
Legalizacja pracy cudzoziemców w Back2Work to przygotowanie dokumentów, złożenie wniosków i dopilnowanie formalności…
Agencja pracy tymczasowej
Back2Work to agencja pracy tymczasowej wpisana do rejestru KRAZ (nr 31286).
Zapytaj o wycenę zatrudnienia obywateli Ukrainy
Opisz, ilu pracowników potrzebujesz i na jakich stanowiskach, a wrócimy z ofertą.
+48 515 682 163 p.jakubiszyn@back2work.pl